U korporacijama sve češće uočavamo termine usklađenost poslovanja, službenik za usklađenost poslovanja te procjena rizika poslovanja.

Zašto je bitna uloga službenika za usklađenost poslovanja?

Zbog sve većih zahtjeva kako od strane domaćeg regulatora tako i od Europske unije, usklađenost je danas izrazito važna i složena tema. Stoga društva osnivaju Odjel za usklađenost ili zapošljavaju osobe za obavljanje poslova usklađenosti poslovanja (Compliance manager) kojoj je uz primarni cilj praćenja i tumačenja zakonskih propisa dodana jednako važna funkcija, a to je edukacija i upoznavanje radnika društva s propisima, internim aktima i politikama te izvršenje potrebnih korektivnih ili disciplinskih mjera.

Tako je Vlada RH 17. listopada 2019. godine donijela Odluku o obvezi uvođenja funkcije praćenja usklađenosti poslovanja u pravnim osobama u većinskom državnom vlasništvu. Tom Odlukom utvrđuje se obveza uvođenja funkcije praćenja usklađenosti poslovanja u pravnim osobama od posebnog interesa za RH, a koje su u većinskom državnom vlasništvu, kao i u svim drugim pravnim osobama koje su u većinskom državnom vlasništvu, kojima sukladno Zakonu o upravljanju državnom imovinom upravljaju Ministarstvo državne imovine i Centar za restrukturiranje i prodaju.

Usklađenost je proces kojim se planira, organizira, kontrolira i vode aktivnosti koje osiguravaju poštivanje zakona i drugih pozitivnih propisa.

Usklađenost ima za cilj otklanjanje rizika neusklađenosti kao što su rizik od izricanja mogućih mjera i kazni, financijskog gubitka ili gubitka ugleda, što ga društvo može pretrpjeti zbog neusklađenosti, a može podijeliti na dvije važne kategorije:

  • Zakonsku usklađenost ili eksternu – aktivnost koja se poduzima kako bi se pridržavali relevantnih zakona i propisa te odgovarajućih smjernica
  • Korporativnu ili internu usklađenost – aktivnosti i radnje koje tvrtka uspostavlja kako bi se osigurala usklađenost s internim procedurama i politikama

Obje kategorije usklađenosti su inherentne, a društvo koje ih zanemaruje može se suočiti s financijskim kaznama te gubitkom ugleda. Nepostojanja korporativne usklađenosti može za posljedicu imati kaotične i neetične postupke.

Zaposlenici Odjela za usklađenost poslovanja ili Službenik za usklađenost poslovanja  (Compliance manager) trebali bi uz pridržavanja najvišeg stupnja integriteta i etike, proaktivno i temeljito obavljati svoje zadaće.

Tko je službenik za usklađenost poslovanja?

Službenik za usklađenost poslovanja odgovoran je za stalno procjenjivanje rizika usklađenosti poslovanja te koordiniranje poslovnih procesa. Predlaže i uspostavlja učinkovit sustav unutarnjih kontrola te brine o podizanju svijesti, osposobljavanju i savjetovanju o jačanju integriteta poslovanja. Riješava prijave nepropisnog ponašanja i kršenja važećih propisa, internih pravila i etičkih načela. Također je odgovoran za izvještavanje uprave i nadzornog odbora društva o usklađenosti poslovanja.

Službenik za usklađenost poslovanja je uglavnom zaposlenik koji osigurava da je poslovanje u skladu s vanjskim regulatornim i zakonskim zahtjevima, kao i internim politikama i podzakonskim propisima.

compliance edukacija

Službenici za primjenu propisa dužni su surađivati ​​s upravom kako bi prepoznali i upravljali rizicima. Njihov je cilj osigurati da organizacija ima unutarnje kontrole koje na odgovarajući način mjere i upravljaju rizicima s kojima se suočava. Službenici za usklađenost pružaju internu uslugu koja učinkovito podržava poslovna područja u njihovoj dužnosti da se pridržavaju relevantnih zakona, propisa i internih postupaka.

Zadaće službenika za usklađenost

  • Identificiranje i procjena rizika s kojima se društvo susreće

Službenik za usklađenost poslovanja redovito provodi procjenu mogućih rizika te o rizicima koje predstavljaju potencijalnu opasnost obavještava upravu društva.

  • Zaštita od rizika

Nakon što se utvrde mogući rizici, službenik za usklađenost poslovanja surađuje sa svim Odjelima unutar društva kako bi se spriječila realizacija potencijalnih rizika, odnosno svela na najmanju moguću mjeru. Način na koji će se provesti određene mjere i radnje ovisi od društva do društva.

  • Praćenje učinkovitosti zaštite od rizika

Službenik za usklađenost poslovanja mora osigurati da unutarnje kontrole budu u funkciji samog društva kako bi se pridržavali zakona i pozitivnih propisa te internih politika. Naime, Službenik može savjetovati upravu da se izrade nove unutarnje politike te nakon određenog vremena obaviti reviziju postojećih te zahtijevati njihovu nadopunu i ažuriranje.

  • Rješavanje problema

Službenik za usklađenost poslovanja je glavna i odgovorna osoba za cjelokupnu usklađenost društva sa svim pozitivnim propisima. Mora biti upoznat s internim politikama, pravilnicima i procedurama društva te odgovoriti na sva važna pitanja koje se odnose na navedenu dokumentaciju. Također, mora biti upoznat s ciljevima društva i strategijom društva. Sve navedeno pomoći će mu u osiguravanju da je poslovanje društva pravno i etički ispravno te zadovoljava najvišu razinu usklađenosti.

  • Savjetovanje uprave društva

Službenik za usklađenost poslovanja savjetuje upravu društva na koji način smanjiti rizike te kako se pridržavati svih pozitivnih propisa.

Osobe zadužene za funkciju praćenja usklađenosti poslovanja u pravnim osobama, bilo da tu funkciju obavljaju samostalno ili u sklopu zasebne ustrojstvene jedinice, trebaju imati osiguranu samostalnost i neovisnost u radu. Moraju imati potreban pristup informacijama i osoblju kako bi mogle obavljati zadatke, mogućnost zatražiti pomoć stručnjaka unutar društva (pravne službe ili unutarnje revizije) te ne smiju biti u sukobu interesa između svoje odgovornosti koja se odnosi na obavljanje funkcije praćenja usklađenosti poslovanja i svojih drugih odgovornosti.

Odnos uprave društva i službenika za usklađenost poslovanja

Korporativno upravljanje definira smjernice za odluke i određuje tko je ovlašten upravljati i donositi odluke unutar društva. Kvalitetno postavljena struktura korporativnog upravljanja krucijalna je za najvišu razinu usklađenosti. Uprava društva kao organ društva koji donosi odluke trebala bi stvoriti uvjete i provesti program usklađenosti. Važno je napomenuti da službenik za usklađenost poslovanja moraju usko surađivati s upravom društva ili odgovarajućim upravnim tijelom.

Društvo ne može postići potpunu usklađenost bez čvrste uprave i kvalitetnog korporativnog /unutarnjeg upravljanja. Korporativno upravljanje predstavlja kvalitetnu korelaciju između svih dionika društva, uključujući zaposlenike, upravu, dioničare (ako postoje) te ostalih.

Kako bi društvo poslovalo uspješno s aspekta usklađenosti, važno je da se u svom poslovanju pridržava zakona i propisa. Službenik za usklađenost poslovanja može pomoći pri identificiranju rizika te izraditi plan za usklađivanje. Međutim, politike, pravilnici, procedure i zapisi o radu važni su za dokazivanje usklađenosti. Redovito pregledavanje i ažuriranje navedene dokumentacije, educiranje radnika i učestale procjene rizika te razne revizije ključ su uspjeha za najvišu razinu usklađenosti.

Bez kvalitetne edukacije nije moguće osposobiti službenika za usklađenost poslovanja. Neophodno pohađati određene tečajeve koji pružaju potpuni uvid u materiju usklađenosti poslovanja.

Pripremila: Ivana Šimić, dipl.iur., Dalekovod d.d.