U Narodnim novinama je 15.4.2022. objavljen novi Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti. Zakon stupa na snagu 8 dana od dana objave. Poslodavac je dužan donijeti interni akt iz članka 21. stavka 1. ovoga Zakona u roku od dva mjeseca od dana stupanja na snagu. Dužan je također imenovati povjerljivu osobu i zamjenika povjerljive osobe na način propisan člankom 20. ovoga Zakona u roku od tri mjeseca od dana stupanja zakona na snagu.
Povjerljiva osoba
Novost koju zakon predviđa u vezi s povjerljivom osobom jest da to može biti i treća osoba koja nije zaposlena kod poslodavca. Ovakva odredba je vjerojatno rezultat toga da, temeljem starog Zakona o zaštiti prijavitelja nepravilnosti, nije bilo lako pronaći osobu među zaposlenicima koja bi dala suglasnost da bude povjerljiva osoba.
Povjerljiva osoba je fizička osoba zaposlena kod poslodavca ili treća fizička osoba imenovana od strane poslodavca radi zaprimanja prijava nepravilnosti, komunikacije s prijaviteljem i vođenja postupka zaštite u vezi s prijavom nepravilnosti.
Obveza zaštite identiteta zviždača-prijavitelja nepravilnosti
Prijavitelj nepravilnosti-zviždač može podnijeti prijavu anonimno ili na način da otkrije svoj identitet. U slučaju otkrivanja identiteta, pruža mu se zaštita identiteta u skladu s odredbama Zakona o zaštiti prijavitelja nepravilnosti.
Identitet prijavitelja, odnosno podaci na osnovi kojih se može otkriti njegov identitet te drugi podaci koji su navedeni u prijavi nepravilnosti moraju biti dostupni isključivo osobama koje su zadužene za primanje takvih prijava i njihovu daljnju obradu. Podaci moraju ostati zaštićeni, osim ako prijavitelj nepravilnosti pristane na otkrivanje tih podataka.
Stoga je od iznimne važnosti kojim kanalima se prijavitelj obraća povjerljivoj osobi i na koji način se prenose podaci o prijavi i prijavitelju. Osobni podaci koji očito nisu relevantni za postupanje s određenom prijavom ne prikupljaju se ili se, ako se slučajno prikupe, brišu bez nepotrebne odgode.
Vođenje evidencije
Osoba kojoj prijavitelj nepravilnosti prijavi nepravilnost, pomagač prijavitelja nepravilnosti i svaka druga osoba koja sudjeluje u postupku po prijavi nepravilnosti dužna je štititi podatke koje sazna iz prijave. Ne smije ih koristiti ili otkrivati u druge svrhe osim one koje su potrebne za ispravno daljnje postupanje.
Povjerljive osobe i tijelo nadležno za vanjsko prijavljivanje vode evidenciju o svakoj zaprimljenoj prijavi nepravilnosti, u skladu sa zahtjevima u pogledu povjerljivosti. Prijave se čuvaju u trajnom obliku, sukladno nacionalnom pravu kojim je regulirana zaštita i obrada dokumentacije.
Povjerljiva osoba i tijelo nadležno za vanjsko prijavljivanje imaju pravo evidentirati sastanak na jedan od sljedećih načina:
(a) zvučnim zapisom razgovora u trajnom i dostupnom obliku ili
(b) točnim zapisnikom sa sastanka koji izrađuju djelatnici odgovorni za postupanje s prijavom.
Prijava nepravilnosti
Prijava nepravilnosti sadrži podatke o prijavitelju nepravilnosti, prijavljenom tijelu ili osobi te informacije o nepravilnostima.
Svakako je preporučljivo da poslodavci koriste posebne kanale za prijave nepravilnosti koji omogućavaju zaštitu identiteta prijavitelja te podnošenje i anonimnih prijava koje potiču razvoj tzv. speak-up kulture. Cilj je da se zaposlenici i treće osobe ne ustručavaju prijaviti nepravilnosti kako bi se nepravilnosti rješavale interno i smanjili reputacijski rizici. Ovakvi kanali koji potiču anonimnu ili povjerljivu komunikaciju se mogu koristiti u razne svrhe u kojim je nužno osigurati povjerljivost komunikacije i zaštitu identiteta.
Niže je primjer kako osoba može pristupiti svojoj prijavi temeljem broja prijave, bez otkrivanja svog identiteta.
Prijava nepravilnosti može se podnijeti u pisanom ili usmenom obliku. Pisani oblik uključuje svaki oblik komunikacije koji osigurava pisani zapis. Usmeno prijavljivanje moguće je telefonom ili drugim sustavima glasovnih poruka te, na zahtjev prijavitelja, fizičkim sastankom u razumnom roku.
Portal za prijave nepravilnosti
Kod korištenja portala za prijave nepravilnosti, na jednostavan način se prilagođava jezik i tekst portala te usklađuje s važećim zakonskim odredbama.
Ako želite saznati više o novom Zakonu o zaštiti prijavitelja nepravilnosti, možete nam se pridružiti na edukaciji. Ako Vas zanimaju informacije o odgovarajućem kanalu, portalu za prijave nepravilnosti te uslugama treće osobe/vanjske osobe kao povjerljive osobe, možete nam se obratiti na info@parser.hr.
Sustav prijava nepravilnosti nije samo zakonska obveza, već moćan alat za nadzor usklađenosti poslovanja te razvoj korporativne kulture usklađenosti.
Marija Bošković Batarelo, mag. iur., LL.M. Pravo i tehnologija
