Nova Uredba o uredskom poslovanju na snazi je od 10.7.2021. godine. Uredbom se uređuju pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave. Odredbe Uredbe primjenjuju se na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih državnih tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravnih osoba s javnim ovlastima (u daljnjem tekstu: javnopravna tijela).

Novosti – primarni elektronički oblik

Najveća novost koju je Uredba donijela jest komunikacija elektroničkim putem. Naime, javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama službeno dopisivanje obavljaju primarno elektroničkim putem.

Pismena se evidentiraju u informacijskom sustavu uredskog poslovanja javnopravnog tijela, a javnopravno tijelo na svojoj mrežnoj stranici objavljuje adresu elektroničke pošte za primanje pismena te navodi druge načine elektroničkog primitka pismena ako ih ima.

Pismena primljena putem informacijskog sustava uredskog poslovanja ili drugog informacijskog sustava elektronički se obrađuju, evidentiraju u informacijskom sustavu uredskog poslovanja i u pravilu se ne ispisuju.

Primitak pismena zaprimljenog putem informacijskog sustava uredskog poslovanja ili na drugi način elektroničkim putem, koji omogućava dvosmjernu komunikaciju, automatski se potvrđuje slanjem potvrde pošiljatelju o tome da je pismeno zaprimljeno i koje javnopravno tijelo ga je zaprimilo.

Pismena i prilozi primljeni u fizičkom obliku pretvaraju se u elektronički oblik. Pismena i priloge primljene u fizičkom obliku u elektronički oblik pretvara službena osoba koja obavlja poslove pisarnice, ako je to tehnički moguće, te otvara i omot spisa.

Informacijska sigurnost

Informacijski sustav uredskog poslovanja mora omogućiti cjelovito uredsko poslovanje u elektroničkom obliku.

U uredskom poslovanju s klasificiranim podacima i podacima označenim oznakom »NEKLASIFICIRANO« primjenjuju se mjere i standardi informacijske sigurnosti sukladno propisima kojima se uređuje informacijska sigurnost, kao što je Zakon o informacijskoj sigurnosti.

Za pismena i druge dokumente označene stupnjem tajnosti u informacijskom sustavu uredskog poslovanja vode se evidencije, sukladno propisima kojima se uređuje informacijska sigurnost.

Javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu s odredbama Uredbe dužna su ga uspostaviti najkasnije do 1. siječnja 2023.

Za sva javnopravna tijela olakšavamo usklađivanje s uredbom o uredskom poslovanju te 7.10.2021. organiziramo praktičnu online edukaciju sa stručnim predavačima. Osigurajte svoje mjesto!

Marija Bošković Batarelo, mag. iur.